WEBVTT

1
00:00:03.500 --> 00:00:08.025
采购下单、仓库收货和财务付款不是同一步。

2
00:00:08.338 --> 00:00:10.738
供应商分批送货很常见。

3
00:00:11.050 --> 00:00:16.912
若仓库把整单20公斤提前入库，销售以为库存充足；若采购

4
00:00:16.912 --> 00:00:22.700
看到只到14公斤又新买6公斤，却没查原供应商在途，便可能

5
00:00:22.700 --> 00:00:27.988
重复采购；财务只看首批金额，又会误判采购合同总额。

6
00:00:28.312 --> 00:00:33.850
本例采购20公斤鲜整鸡，单价15元，采购总额300元。

7
00:00:34.162 --> 00:00:39.112
首批收到14公斤，余货6公斤仍由原供应商补齐。

8
00:00:39.438 --> 00:00:44.950
采购保留总需求，仓库记录实收，财务按约定对账付款。

9
00:00:45.275 --> 00:00:51.088
仓库在原采购单本次入库填写14，检查商品、仓库和生产

10
00:00:51.088 --> 00:00:54.112
日期，备注余货由供应商补齐。

11
00:00:54.438 --> 00:00:59.450
入库完成后，首批入库单记录14公斤、210元。

12
00:00:59.762 --> 00:01:05.438
采购员回查累计入库14和剩余6，确认补货承诺、预计到货

13
00:01:05.438 --> 00:01:08.088
安排，并在原单继续追踪。

14
00:01:08.412 --> 00:01:14.125
不把剩余6公斤当作全新的采购需求；只有原供货约定改变时，

15
00:01:14.125 --> 00:01:17.238
才按实际调整原单或另行采购。

16
00:01:17.562 --> 00:01:23.988
开始前先把客户、商品、数量、价格、责任岗位和生效时间确认

17
00:01:23.988 --> 00:01:24.738
清楚。

18
00:01:25.062 --> 00:01:30.512
本业务需要解决的核心问题是：整张采购单提前完成或反复

19
00:01:30.512 --> 00:01:33.462
入库，导致库存和应付虚高。

20
00:01:33.788 --> 00:01:39.238
遇到“进口或长周期件预订：交期变动、采购在途与客户通知”

21
00:01:39.238 --> 00:01:45.300
时，也沿用本步骤的原单、数量、价格和责任记录继续核对。

22
00:01:45.625 --> 00:01:51.325
这样既能覆盖相邻业务问题，也不会另建一套脱离订单、库存或

23
00:01:51.325 --> 00:01:52.488
往来的记录。

24
00:01:53.467 --> 00:01:56.029
在入库也要计入追踪口径。

25
00:01:56.354 --> 00:02:01.867
若某次入库已提交仍在审核或处理中，该数量属于在入库，不

26
00:02:01.867 --> 00:02:05.054
等于已完成入库，也不应再次录入。

27
00:02:05.379 --> 00:02:09.342
可继续入库数量需扣除已入库与在入库。

28
00:02:09.667 --> 00:02:15.479
采购、仓库沟通时使用“订购、已入库、在入库、剩余可入库”

29
00:02:15.479 --> 00:02:16.542
四个口径。

30
00:02:16.867 --> 00:02:21.917
不要只问“怎么还没入完”，而应定位是未送到、未验收还是

31
00:02:21.917 --> 00:02:23.417
入库单待处理。

32
00:02:23.729 --> 00:02:29.467
对销售补货判断，还需检查系统库存和采购在途，不用“采购已

33
00:02:29.467 --> 00:02:32.267
下单”替代“仓库已有可用库存”。

34
00:02:32.592 --> 00:02:37.729
处理“登记首批到货”时，上一岗位和下一岗位都查看同一业务

35
00:02:37.729 --> 00:02:38.417
记录；

36
00:02:38.542 --> 00:02:44.517
发生改单、退货、补发、价格变化或数量差异时，保留原因和

37
00:02:44.517 --> 00:02:45.667
处理结果。

38
00:02:45.992 --> 00:02:49.354
遇到“大批到货前仓库怎样提前准备：

39
00:02:49.467 --> 00:02:54.954
让在途采购变成可接货的仓位和人力安排”时，也沿用本步骤的

40
00:02:54.954 --> 00:02:59.342
原单、数量、价格和责任记录继续核对。

41
00:02:59.667 --> 00:03:05.367
这样既能覆盖相邻业务问题，也不会另建一套脱离订单、库存或

42
00:03:05.367 --> 00:03:06.529
往来的记录。

43
00:03:07.533 --> 00:03:10.896
财务把采购金额与验收金额分开。

44
00:03:11.221 --> 00:03:17.321
采购总额300元；首批验收14×15=210元；第二批

45
00:03:17.321 --> 00:03:19.633
6×15=90元。

46
00:03:19.946 --> 00:03:26.058
按整张采购约定付款时，财务核对合同或采购总额与付款记录；

47
00:03:26.221 --> 00:03:31.608
按验收批次结算时，核对本批验收、退货及付款约定。

48
00:03:31.933 --> 00:03:37.008
首批210元不自动代表整单应付变成210元。

49
00:03:37.321 --> 00:03:43.096
两批入库完成后，本例原采购单仍显示待付款300元，因为还

50
00:03:43.096 --> 00:03:44.421
没有付款记录。

51
00:03:44.733 --> 00:03:48.246
入库完成与款项结清需分别跟踪。

52
00:03:48.571 --> 00:03:53.258
第二批收到6公斤，仓库继续在原采购单入库6。

53
00:03:53.583 --> 00:03:57.933
两张入库单合计20公斤，原单无待入库商品。

54
00:03:58.258 --> 00:04:03.996
采购确认数量到齐，财务确认采购、入库、退货和付款依据

55
00:04:03.996 --> 00:04:06.008
一致，再继续结算。

56
00:04:06.333 --> 00:04:11.908
每批数量、单价或质量有差异，先把差异记录落实到相应业务

57
00:04:11.908 --> 00:04:12.646
单据。

58
00:04:12.971 --> 00:04:19.333
供应商确定不再送余货时，双方先确认是否调整采购数量、价格

59
00:04:19.333 --> 00:04:24.496
或取消未到部分，再处理余额，不能提前入库来关闭任务。

60
00:04:24.821 --> 00:04:29.958
处理“核对剩余欠到”时，上一岗位和下一岗位都查看同一业务

61
00:04:29.958 --> 00:04:30.646
记录；

62
00:04:30.771 --> 00:04:36.746
发生改单、退货、补发、价格变化或数量差异时，保留原因和

63
00:04:36.746 --> 00:04:37.896
处理结果。

64
00:04:38.221 --> 00:04:40.933
遇到“采购合同允许合理溢短装：

65
00:04:41.046 --> 00:04:46.096
按实收与约定处理数量和价款”时，也沿用本步骤的原单、

66
00:04:46.096 --> 00:04:49.721
数量、价格和责任记录继续核对。

67
00:04:50.046 --> 00:04:55.746
这样既能覆盖相邻业务问题，也不会另建一套脱离订单、库存或

68
00:04:55.746 --> 00:04:56.908
往来的记录。

69
00:04:57.900 --> 00:05:00.738
用三类待办把采购闭环管完。

70
00:05:01.050 --> 00:05:04.250
采购待办关注未到货与供货承诺；

71
00:05:04.388 --> 00:05:09.725
仓库待办关注待验收、在入库和入库异常；财务待办关注未

72
00:05:09.725 --> 00:05:12.712
对账、未付款及退货抵扣。

73
00:05:13.025 --> 00:05:19.238
老板查看长期未到、重复采购与账实差异，不要求三类状态在同

74
00:05:19.238 --> 00:05:20.788
一天同时结束。

75
00:05:21.100 --> 00:05:27.125
完成标准分别为数量到齐或余量依法定业务流程处理、每批验收

76
00:05:27.125 --> 00:05:30.150
可查、账款按双方约定结清。

77
00:05:30.475 --> 00:05:34.712
把每张采购单下的入库记录和付款记录串起来，

78
00:05:34.825 --> 00:05:38.475
避免只凭单据标题判断任务已经完成。

79
00:05:38.800 --> 00:05:43.962
处理“催供应商补齐”时，上一岗位和下一岗位都查看同一业务

80
00:05:43.962 --> 00:05:44.650
记录；

81
00:05:44.775 --> 00:05:50.738
发生改单、退货、补发、价格变化或数量差异时，保留原因和

82
00:05:50.738 --> 00:05:51.888
处理结果。

83
00:05:52.212 --> 00:05:57.662
遇到“进口或长周期件预订：交期变动、采购在途与客户通知”

84
00:05:57.662 --> 00:06:03.725
时，也沿用本步骤的原单、数量、价格和责任记录继续核对。

85
00:06:04.050 --> 00:06:09.750
这样既能覆盖相邻业务问题，也不会另建一套脱离订单、库存或

86
00:06:09.750 --> 00:06:10.912
往来的记录。

87
00:06:11.900 --> 00:06:16.288
收货人员用手机记本批，财务沿采购单对账。

88
00:06:16.600 --> 00:06:22.825
收货人员在仓库或卸货现场用手机打开采购单，先核对供应商和

89
00:06:22.825 --> 00:06:28.962
收货仓库，再进入待入库商品，按实际验收数量填写本次入库。

90
00:06:29.288 --> 00:06:34.750
页面带出的全部可入数量只是本次可处理的范围，不能替代现场

91
00:06:34.750 --> 00:06:35.900
实收数量。

92
00:06:36.225 --> 00:06:38.900
另一张同为20公斤的采购单，

93
00:06:39.012 --> 00:06:43.762
本次填写14公斤，余货应继续沿该采购单追踪。

94
00:06:44.088 --> 00:06:49.300
原示例采购单的手机入库明细可查首批14公斤和第二批

95
00:06:49.300 --> 00:06:50.200
6公斤。

96
00:06:50.512 --> 00:06:56.088
每批人员确认保存后的记录及状态，采购跟进尚未到的余货，

97
00:06:56.088 --> 00:07:02.388
财务在PC管理端查看对应入库金额210元、90元和采购待

98
00:07:02.388 --> 00:07:03.725
付款300元。

99
00:07:04.038 --> 00:07:08.262
不要要求手机入库数量页代替完整的付款核对。

100
00:07:08.575 --> 00:07:14.662
岗位交接说清原采购单、本次实收、累计已入、尚未到货和账款

101
00:07:14.662 --> 00:07:15.412
状态。

102
00:07:15.738 --> 00:07:20.912
列表统一使用“件”时，进入商品明细查看实际单位，避免把

103
00:07:20.912 --> 00:07:24.138
20公斤误读成20箱或20袋。

104
00:07:24.450 --> 00:07:28.300
先收到14公斤，应该只付210元吗？

105
00:07:28.612 --> 00:07:30.750
取决于双方付款约定。

106
00:07:31.075 --> 00:07:36.925
系统入库210元是本批验收金额，不自动替代采购300元的

107
00:07:36.925 --> 00:07:37.975
付款约定。

108
00:07:38.300 --> 00:07:41.612
余货一直不到，能强制把数量入齐吗？

109
00:07:41.925 --> 00:07:45.275
不能把未收到的商品记成实际入库。

110
00:07:45.600 --> 00:07:51.538
先确认供应商承诺与原单允许的调整方式，再处理余量和账款。

111
00:07:51.862 --> 00:07:54.975
哪些岗位必须查看同一张采购单？

112
00:07:55.300 --> 00:08:01.388
采购看供货进度，仓库看实收与入库状态，财务看采购、验收和

113
00:08:01.388 --> 00:08:04.938
付款依据，销售看实际可用库存。

114
00:08:05.262 --> 00:08:11.000
完成后以“累计实收和未交余额可持续追踪”作为验收结果，并

115
00:08:11.000 --> 00:08:15.475
回到原单复核数量、金额、状态和责任记录。

116
00:08:15.800 --> 00:08:19.612
需要注意：付款按订单还是验收入库的。